Що таке апостиль: пояснення, документи, порядок отримання

Апостиль проставляють на офіційних документах: адміністративних — довідках, витягах, свідоцтвах ЗАГС; нотаріальних актах і документах, оформлених нотаріусом; судових рішеннях та виконавчих написах; а також на офіційних відмітках на таких документах. Освітні документи — атестати й дипломи — апостилює МОН. Не апостилюють звичайні комерційні листи, договори без офіційних відміток і документи, видані за кордоном: для них діє процедура країни видачі. Якщо сумніваєтеся, чи ваш документ належить до офіційних, уточніть це у відомстві, яке проставляє апостиль.

Ні. Апостиль засвідчує лише формальні ознаки оригінала: підпис, статус підписанта, печатку. Він не перекладає документ і не має стосунку до мови. Якщо установа за кордоном працює іншою мовою, окремо потрібен переклад: зазвичай перекладають і сам документ, і штамп апостиля. А якщо приймач вимагає підтвердження якості перекладу, додається нотаріальне засвідчення. Тобто апостиль, переклад і засвідчення — три різні дії, які часто йдуть у комплекті, але ніколи не замінюють одна одну. Про поєднання цих кроків докладно — в основній частині статті.

Це дії різного рівня. Апостиль — міжнародне засвідчення за Гаазькою конвенцією 1961 року: його проставляють державні відомства на офіційних документах для використання за кордоном. Нотаріальне засвідчення — внутрішньоукраїнська дія: за ст. 79 ЗУ «Про нотаріат» нотаріус засвідчує вірність перекладу або справжність підписа перекладача. Одне інше не замінює: апостиль не може поставити нотаріус, а нотаріус не підтверджує формальні ознаки для закордону. У типовій справі потрібні обидва кроки: спочатку штамп на оригіналі, потім нотаріально засвідчений переклад.

Залежить від вимог установи-приймача і правил відомства. Деякі органи приймають на апостилювання копії, засвідчені нотаріусом: тоді штамп підтверджує справжність підписа і печатки нотаріуса, а не органу, що видав оригінал. Інші відомства апостилюють лише оригінали. Оскільки правила відрізняються й періодично змінюються, спитайте письмово у приймаючої установи, яку форму документа вона приймає, і звірте відповідь з актуальним порядком відомства. Це захистить від ситуації, коли апостиль уже проставлений, а форма документа все одно не підходить приймачу.

Спершу перевірте штамп: усі 10 пунктів заповнені, номер читається, дані збігаються з документом; номер апостиля Мін'юсту можна перевірити онлайн. Далі звірте апостиль із вимогами установи-приймача: оригінал чи копія, чи потрібне додаткове підтвердження. Потім замовте переклад — зазвичай перекладають і сам документ, і апостиль, а за вимогою приймача переклад засвідчує нотаріус. І нарешті, уточніть строки: сам апостиль не має терміну дії, але документ під ним може бути обмежений строком, як довідка.